De uitgangssituatie kennen veel bedrijven: één planner, zes tekenaars van elk veertig uur per week, en een Excel-werkboek dat het allemaal bij elkaar moest houden. Uren per project, deadlines voor montagestart, wie er vrij is, wie overloopt. Het werkte, zoals Excel altijd werkt: net goed genoeg om er nooit vanaf te komen, en elke week een paar uur duurder dan iedereen doorhad.
Dag 1: kijken, niet praten
Geen workshop, geen requirements-document. We zaten naast de planner en keken hoe het echte werk ging: welke tabbladen open stonden, waar de formules waren gesneuveld, welke informatie in hoofden zat in plaats van in het bestand. Aan het eind van de dag stond de scope op één pagina: uren slepen per project per dag, waarschuwen bij overplanning, deadlines zichtbaar, en het geheel op elk apparaat.
Dag 2: de eerste werkende versie
Binnen 48 uur stond er een werkende planner met de echte projecten en de echte tekenaars erin. Niet af, wel echt: de planner kon er dezelfde dag mee klikken. Dat moment verandert het hele traject. Vanaf hier praat niemand meer over wat het systeem zou moeten doen; iedereen wijst gewoon aan wat er anders moet.
Dag 3 en 4: slepen, waarschuwen, verfijnen
Drag-and-drop voor het verplaatsen van urenblokken. Capaciteitswaarschuwingen die kleuren als een tekenaar boven zijn contracturen komt: waarschuwen, nooit blokkeren, want overwerk is soms gewoon een besluit. Deadlines voor montagestart in beeld, afwezigheid erin, en de tientallen kleine dingen die je alleen vindt als een echte gebruiker er dagelijks in werkt.
Dag 5: mobiel en de laatste ronde feedback
De planner werkt op kantoor op een groot scherm en onderweg op de telefoon. De tekenaars kunnen meekijken in hun eigen planning. De laatste feedbackronde ging over details: volgorde van kolommen, namen, kleuren in de huisstijl van het bedrijf, met het echte logo erop.
Dag 6: live, zonder migratieproject
Live op een eigen server, met de lopende planning erin. Geen migratietraject van weken: de bestaande week is er in een middag ingezet, en het Excel-bestand mocht blijven bestaan als archief. Het verschil zit in de week erna: de planning kost nu minuten in plaats van een dagdeel, en overcapaciteit is zichtbaar voordat het een probleem is in plaats van erna.
Niet omdat er harder gewerkt wordt, maar omdat de aanpak anders is: bouwen rond de bestaande werkwijze in plaats van een nieuwe werkwijze opleggen, elke dag een werkende versie in plaats van een oplevermoment aan het eind, en moderne AI-ontwikkeltools die het bouwwerk zelf versnellen. De week van de klant blijft er gewoon naast doorlopen.
De eerlijkheid gebiedt: niet elk traject is zes dagen. Een koppeling met een traag extern systeem of een goedkeuringsronde bij een grote organisatie kan er twee weken van maken. Maar de orde van grootte is dagen of weken, geen kwartalen. En dat verandert wat je durft aan te pakken.