Bijna elk bedrijf dat wij spreken heeft dezelfde stapel: een CRM waar de helft van de velden leeg blijft, een planningstool waar het echte plannen omheen gebeurt, en drie abonnementen die ooit een probleem zouden oplossen dat er nog steeds is. Allemaal gekocht met dezelfde redenering: bouwen is duur, kopen is veilig.
Die redenering was terecht. Maatwerksoftware kostte tot voor kort al snel vijftigduizend euro en een half jaar doorlooptijd. Voor dat geld en die tijd was een SaaS-abonnement van veertig euro per maand per gebruiker een uitstekende deal, ook als de tool maar zeventig procent paste.
Wat er veranderd is: de bouwkant van de som. Met de huidige AI-ontwikkeltools bouwen wij in dagen wat vroeger maanden kostte. Dat verandert niet alleen de prijs, het verandert welke kant van de som wint.
De som die meestal wordt gemaakt
"SaaS kost 40 euro per maand, maatwerk kost duizenden euro's, dus SaaS wint." Dat is de som van de aanschafprijs, en die is bijna altijd misleidend, want hij negeert drie posten.
- De abonnementsteller stopt nooit. Acht gebruikers maal veertig euro is 3.840 euro per jaar, elk jaar opnieuw, met prijsverhogingen waar je niets over te zeggen hebt.
- De ontbrekende dertig procent is niet gratis. Het deel dat de tool niet doet, blijft iemand met de hand doen, in Excel, elke week. Dat zijn de duurste uren van de hele som en ze staan op geen enkele factuur.
- Je proces buigt naar de tool. Je richt je werk in zoals de software het wil, niet zoals jouw bedrijf het beste werkt. Als je proces je onderscheidt, geef je precies dat weg.
De eerlijke vergelijking
| SaaS-abonnement | Maatwerk-bouwsprint | |
|---|---|---|
| Kosten jaar 1 | ± € 3.840 (8 × € 40 p/mnd) | vanaf € 4.950 eenmalig |
| Kosten jaar 3 | ± € 11.500 en lopend | € 4.950 plus beperkt onderhoud |
| Past op je proces | ± 70%, de rest blijft handwerk | 100%, gebouwd op jouw werkwijze |
| Eigendom | Nooit; opzeggen = data-export | Code en data zijn van jou |
| Doorlooptijd | Vandaag account, maanden inrichten | Live in 1 tot 2 weken |
De cijfers verschillen per situatie, maar de vorm van de som is steeds dezelfde: SaaS is goedkoop aan de voordeur en duur in de jaren; maatwerk was duur aan de voordeur en is dat niet meer.
Wanneer je gewoon moet kopen
Eerlijk is eerlijk: voor alles wat commodity is, blijft kopen het juiste antwoord. E-mail, boekhouding, videobellen, opslag: daar is je proces niet onderscheidend, de standaard is uitstekend en de schaal van de leverancier werkt in je voordeel. Wie daar maatwerk bouwt, betaalt leergeld.
Wanneer bouwen wint
Bouwen wint op de plekken waar jouw proces afwijkt van de standaard en waar dat afwijken precies je kracht is. De planning die rekening houdt met hoe jouw ploegen echt werken. De offerte die jouw kennis van de klant in vijftien seconden op papier zet. De onboarding die loopt zonder dat iemand mailtjes overtypt. Dat zijn geen features die een SaaS-leverancier ooit voor jou gaat bouwen, want jij bent de enige klant die ze zo wil.
Is het werk hetzelfde bij elk bedrijf? Kopen. Is het werk typisch voor jouw bedrijf, en zit er nu iemand elke week met de hand aan? Laat de som maken. Sinds bouwen in dagen kan in plaats van maanden, valt hij vaker naar bouwen uit dan je denkt.